Fixation de la date d’état des lieux : qui décide et comment s’organiser ?

La date de l’état des lieux, qu’il s’agisse d’une entrée ou d’une sortie, marque un moment-clé dans toute location. Trop souvent, elle est fixée dans la précipitation ou de façon unilatérale, ce qui peut créer des tensions ou des malentendus entre locataire et propriétaire. Pourtant, cette étape mérite d’être pensée, organisée et concertée. Alors, qui choisit la date ? Qu’impose la loi ? Et comment éviter les conflits ? Voici tout ce qu’il faut savoir.

Un moment stratégique pour les deux parties

L’état des lieux n’est pas qu’une simple formalité. Il s’agit d’un document de référence, réalisé à l’entrée et à la sortie du logement, qui permet de comparer l’état du bien et, le cas échéant, de justifier une retenue sur le dépôt de garantie.

La date à laquelle il est effectué est donc cruciale. Trop tôt, il peut manquer des éléments importants. Trop tard, il peut entraîner des complications administratives. Il est donc dans l’intérêt de toutes les parties de s’accorder sur un créneau adapté, en tenant compte à la fois des obligations juridiques et des contraintes pratiques.

Le rôle du propriétaire dans la planification

En tant que détenteur du bien, le propriétaire a la responsabilité de proposer une date réaliste et compatible avec ses disponibilités. Il est en droit de fixer une proposition, mais celle-ci ne peut pas être imposée unilatéralement.

Dans les faits, c’est souvent le propriétaire (ou l’agence immobilière qui le représente) qui prend l’initiative de contacter le locataire pour fixer la date. Il peut s’agir d’un état des lieux d’entrée, juste avant la remise des clés, ou d’un état des lieux de sortie, juste après la restitution du logement.

Le propriétaire doit également s’assurer que le logement est prêt : propre, vide, et dans un état conforme à la mise en location. Une date mal choisie — par exemple avant la fin des travaux ou sans avoir récupéré toutes les clés — peut entraîner des retards, des litiges ou une perte de crédibilité.

Enfin, pour éviter toute contestation, il est fortement recommandé de confirmer la date d’état des lieux par écrit, avec heure, adresse exacte, et nature du rendez-vous (entrée ou sortie).

La position du locataire : des droits à faire valoir

Le locataire, de son côté, ne doit pas être mis devant le fait accompli. Il a le droit de proposer, de refuser ou de négocier la date de l’état des lieux, tant que cela reste raisonnable et de bonne foi.

Dans le cas d’un état des lieux d’entrée, il doit pouvoir s’organiser pour être présent physiquement, ou désigner une personne de confiance. Ce rendez-vous peut coïncider avec la remise des clés, ce qui le rend encore plus important.

S’agissant de l’état des lieux de sortie, la loi prévoit que le locataire rend les clés à la date de fin de bail, ce qui suppose qu’un état des lieux ait été réalisé à ce moment-là. Là encore, la coordination est primordiale : si le locataire a déjà quitté les lieux ou s’il n’est pas disponible, il doit en informer le propriétaire et proposer une solution.

La bonne pratique consiste à communiquer dès que possible, en anticipant les contraintes personnelles ou professionnelles, et en confirmant les informations par écrit pour éviter toute confusion.

Ce que dit la loi sur la fixation de la date

En France, le Code civil et la loi du 6 juillet 1989 encadrent la réalisation des états des lieux. Ceux-ci doivent être effectués à l’entrée et à la sortie, et signés conjointement par les deux parties ou leurs mandataires.

La loi ne fixe pas de délais stricts pour planifier la date, mais elle impose que l’état des lieux soit réalisé dans des conditions normales de lumière (idéalement de jour) et au moment de la remise ou de la restitution des clés.

Autrement dit, il ne peut pas être réalisé une semaine avant ou après le départ du locataire, sauf accord clair entre les parties. Il est également possible, en cas de désaccord, de faire appel à un huissier de justice, dont l’intervention est encadrée par des frais partagés.

Ce cadre vise à garantir que personne ne soit lésé, et que le document puisse jouer pleinement son rôle de référence en cas de litige.

Bonnes pratiques pour choisir la date sereinement

Fixer une date d’état des lieux ne devrait jamais être une source de stress. En suivant quelques principes simples, il est possible de fluidifier l’organisation et d’éviter les malentendus.

Premièrement, anticiper : plus vous planifiez tôt, plus vous aurez de marge de manœuvre. Une prise de contact une quinzaine de jours avant la date de sortie (ou d’entrée) est idéale.

Deuxièmement, rester flexible : les agendas ne s’alignent pas toujours du premier coup. Une ou deux propositions alternatives facilitent souvent la concertation.

Troisièmement, confirmer les modalités par écrit : adresse, étage, date, heure, personne présente. Cela évite les rendez-vous manqués ou les disputes de dernière minute.

Enfin, si le dialogue est difficile ou si le bien est situé loin, faire appel à un professionnel comme Flowmo peut simplifier grandement l’organisation. Cela garantit également une neutralité bienvenue, surtout en cas de relation tendue.

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